Je visitekaartje in je e-mailhandtekening zetten

Een klassieke e-mailhandtekening bevat je naam, functie en telefoonnummer. Dat volstaat om je terug te bellen, maar niet om je gegevens snel op te slaan of meer over je te weten te komen.

Met een link naar je digitaal visitekaartje geef je ontvangers één plek waar alles samenkomt: je contactgegevens, je website, je sociale media en een knop om je meteen als contact op te slaan. Wie met jou wil samenwerken, kan er ook direct een bericht of afspraakvraag achterlaten.

Een bijkomend voordeel: als je gegevens veranderen, pas je ze aan op je kaart en klopt je handtekening meteen weer. Ook in mails die je maanden geleden verstuurde.

Denk ook aan de mails die worden doorgestuurd. Een collega van je contactpersoon die jouw mail onder ogen krijgt, kan via de link in je handtekening in één klik zien wie je bent en wat je doet. Zo werkt elke mail die je verstuurt een beetje als een visitekaartje dat je niet zelf hoeft af te geven.

Een goede handtekening is kort en overzichtelijk. Hoe meer je erin propt, hoe minder er gelezen wordt. Beperk je tot wat de ontvanger echt nodig heeft.

In een e-mail is een gewone link bijna altijd de beste keuze. De ontvanger leest je mail op een scherm en kan er gewoon op klikken. Een QR-code scannen vanaf hetzelfde scherm waarop je de mail leest, is omslachtig, zeker op een smartphone.

Een QR-code kan wel zinvol zijn als mensen je mails vaak afdrukken of als je weet dat ze ze op een computer lezen en je gegevens op hun telefoon willen bewaren. Hou hem dan klein en zet er altijd ook een klikbare link bij.

Let op met afbeeldingen in het algemeen: veel mailprogramma’s blokkeren ze standaard, en een handtekening die volledig uit één afbeelding bestaat, is dan onleesbaar. Zet je naam, functie en link dus altijd als gewone tekst. Meer over het juiste gebruik van QR-codes lees je in onze QR-code tips.

In Gmail stel je je handtekening in via de instellingen op de computer. De exacte namen van menu’s kunnen af en toe veranderen, maar de stappen zien er ongeveer zo uit:

Outlook bestaat in verschillende versies: de webversie, de nieuwe Outlook-app en de klassieke desktopversie. De stappen verschillen een beetje, maar het principe is hetzelfde.

In Outlook op het web en in de nieuwe Outlook ga je naar Instellingen, dan Account (of E-mail) en Handtekeningen. In de klassieke desktopversie vind je het via Bestand, Opties, E-mail en de knop Handtekeningen.

Een handtekening die er in je eigen mailprogramma goed uitziet, kan er bij de ontvanger heel anders uitzien. Lettertypes worden vervangen, afbeeldingen worden geblokkeerd en opmaak verschuift.

Stuur daarom een testmail naar een ander adres, bijvoorbeeld een privéadres bij een andere provider, en open die zowel op een computer als op je telefoon. Klik zelf op de link naar je kaart en controleer of de juiste pagina opent. Gebruik je de Gmail-app op je telefoon, stel daar dan ook een handtekening in, want de mobiele app gebruikt niet altijd dezelfde handtekening als de webversie.

Een handtekening is bovendien snel gemaakt, maar ook snel rommelig. Deze fouten zien we vaak:

Om je kaart in je handtekening te kunnen linken, heb je natuurlijk eerst een kaart nodig. Met Leadkaart krijg je een eigen pagina op leadkaart.be/jouwnaam, in je eigen kleuren en met je logo. Ontvangers kunnen er je gegevens opslaan in hun contacten, en wie meer wil, laat via het formulier zijn naam, e-mailadres en vraag achter. Die leads komen samen in je dashboard, en je krijgt per lead een e-mailmelding.

Lees eerst meer over wat een digitaal visitekaartje is, of start meteen gratis. De eerste 14 dagen zijn gratis, zonder kredietkaart, en je link staat in een paar minuten in je handtekening.